ALMERINDA TEREZINHA MEDEIROS DE SOUZA
tereca.s@terra.com.br
Santa Maria, Rio Grande do Sul (Brasil)
 

Eficiência e eficácia na administração do Centro Espírita 

(1ª Parte) 

Para refletirmos sobre eficiência e eficácia na administração do CE, abordaremos um assunto bastante novo em nosso meio: os resultados que estamos produzindo, classificando-os como favoráveis ou desejáveis, daqueles que são desfavoráveis. Para isto é necessário avaliarmos todas as práticas, buscando questionar se estas alcançam as finalidades previstas. 

O tema já vem sendo amplamente estudado e debatido, sendo que várias propostas de medição dos resultados já foram apresentadas através do CCA (Curso de Capacitação Administrativa para Dirigentes de Casas Espíritas).

Mas, afinal, quais são os resultados que o CE deve produzir?

Responder a esta pergunta não é uma tarefa simples, até mesmo porque nos acostumamos a pensar que apenas devemos nos preocupar com a “semeadura”, pois a colheita é do Pai.

Quando falamos em resultados, não estamos querendo negar esta colocação do Mestre Jesus, mas apenas refletir se estamos realizando a nossa atividade da forma mais correta e efetiva possível, pois, se isto não ocorrer, deveremos prestar contas do nosso fracasso perante o plano mais alto da vida.

No geral, a grande maioria das Casas Espíritas somente mede o resultado de suas movimentações financeiras, ou seja: em cada reunião mensal da Diretoria Executiva são apresentados os valores referentes a despesas, receitas e o respectivo saldo final. Poucas vão além desses números.

Ainda, antes de tentarmos responder a questão acima (resultados), devemos definir o que seja Eficiência e Eficácia. De maneira simples e objetiva, em administração, Eficiência diz respeito ao melhor emprego de insumos, bem como a melhor aplicação de procedimentos e rotinas de trabalho. Ou seja: fazer corretamente as coisas. Já Eficácia diz respeito ao atendimento dos objetivos e aos resultados obtidos desses procedimentos.

Indo mais além, perguntamos: quais as finalidades e objetivos do CE? Para que ele existe?

Segundo Ivan Franzolin, em - A Administração no Centro Espírita - ”os objetivos são importantes, direcionam caminhos e criam uma sinergia fundamental para a sua consecução”. Veja, por exemplo, os objetivos dos administradores do Centro:

- Zelar pela fidelidade ao conhecimento espírita;

- Promover a interação fraterna e o progresso de todos os colaboradores;

- Buscar a eficácia e a melhoria da qualidade de todas as atividades nos bens e serviços oferecidos;

- Manter um clima favorável à realização pessoal dos funcionários e tarefeiros;

- Instigar o exercício permanente do estudo da Doutrina e da prática constante da reforma íntima;

- Fazer com que todo o trabalho possa ensejar uma oportunidade de aprender, gerando estímulos que favoreçam o desenvolvimento intelectual.

- Buscar manter uma situação econômico-financeira sólida, capaz de assegurar o desenvolvimento das atividades dentro de uma linha ascendente de melhoria.

Cabe, portanto, ao dirigente estabelecer as metas para atender aos objetivos dos departamentos e áreas em que o Centro está dividido; aos anseios e necessidades dos assistidos; às expectativas dos frequentadores; voluntários e colaboradores, como meio de avaliar a eficácia dos resultados. Para isso, deve utilizar ferramentas de gestão que facilitem a medição e o acompanhamento desses objetivos.

Deve lançar mão dos Indicadores de Resultados.

Isso porque as mudanças nos processos de administração que estamos observando, desde o final do século passado, contribuíram para aumentar a necessidade dos dirigentes acompanharem e mensurar como as Casas por eles administradas estão se desempenhando.

Um indicador não é o resultado em si, mas permite aferir se o resultado gerado está em conformidade com o estabelecido pelos usuários que receberão um produto ou serviço.

O acompanhamento através de indicadores baseia-se em uma análise comparativa, entre o alcançado e o esperado, permitindo ao dirigente ter um referencial de informações que subsidiem suas decisões no transcorrer do processo de trabalho.

É essencial na geração de um indicador de qualidade de um produto ou serviço levar em consideração como o usuário ou cliente percebe o serviço que lhe está sendo prestado ou o produto que lhe está sendo fornecido. A capacidade de proporcionar satisfação às necessidades e expectativas do cliente é o principal fator a ser considerado na geração de indicadores da qualidade.

Em uma organização, qualquer um dos seus membros é dependente do outro na execução da sua atividade, sendo, portanto, simultaneamente, cliente interno e fornecedor ou supridor de outros integrantes da mesma organização.

O princípio da prioridade à satisfação das necessidades do usuário, consumidor ou cliente deve ser igualmente aplicado às relações fornecedor-usuário interno à organização.

É importante, neste ponto, estabelecer o que vem a ser um Indicador, para que se possa prosseguir na discussão de como gerá-los e utilizá-los na atividade de gerenciamento.

Indicadores de Desempenho são parâmetros mensuráveis de um produto ou serviço em relação aos resultados dos processos. Devem ser estabelecidos considerando-se a abrangência desses processos e, principalmente, refletir o grau de satisfação das necessidades dos usuários.

O Indicador é uma forma de representação quantificável de uma característica do produto ou processo. Ex.: distribuição mensal de cestas básicas, tempo de atendimento, evasão das crianças da atividade de evangelização, entre outros.

Todo processo pode ser monitorado através de indicadores que irão aferir dois componentes básicos, a qualidade e a produtividade relacionadas ao ciclo de atividades que está sendo realizado.

Pode-se afirmar, sem dúvida, que os indicadores de qualidade medem ou aferem a eficácia na execução do processo, informando se o que foi realizado está de acordo com o que deveria ter sido realizado.

Os indicadores de produtividade informam sobre a eficiência na realização do processo, avaliando o como este processo foi realizado. Diferem, portanto, dos indicadores de qualidade, pois os mecanismos de acompanhamento estarão voltados para as etapas de execução do processo, embora possam também aferir os resultados finais.

Resumindo, os indicadores servem basicamente para:

a) Dar suporte à análise crítica dos resultados da atividade, às tomadas de decisão e ao replanejamento;

b) Contribuir com a melhoria dos processos e produtos da organização.

Na escolha dos indicadores devem ser considerados os requisitos de:

·      Representatividade – espelhar etapas essenciais ou críticas do processo;

·      Simplicidade - fácil de compreender e aplicar, através da utilização de relações percentuais simples, médias aritméticas, números absolutos etc.;

·      Abrangência - devem refletir o maior número possível de situações, inclusive em termos estatísticos do processo, organização ou área a que se refere;

·      Estabilidade - permanente e coerente com as rotinas.

·      Acessibilidade - a coleta, o registro, a manutenção dos dados, bem como o seu cálculo devem estar disponíveis em qualquer momento, pois são essenciais para pesquisas. (Este artigo será concluído na próxima edição desta revista.)